Kapittel 2. Forvaltninga av dokumentasjon og arkiv

Organa skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Dokumentasjonen skal sikrast slik at informasjonen ikkje går tapt, og forvaltast slik at

1. opphavet til informasjonen alltid er kjent
2. det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt, og kva samanheng han inngår i
3. informasjonen ikkje blir endra
4. informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.

Departementet kan gi forskrift om kva organa skal ta omsyn til når dei skal avgjere kva dei skal forvalte som arkiv etter første ledd.

Departementet kan gi forskrift om kva som skal inngå i arkivplikta etter § 5 første ledd. Dette kan omfatte:

1. føring av journal og anna registrering av metadata
2. retting av feil opplysningar i arkiv og vilkåra for dette
3. handsaming av naudsynte personopplysningar, også personopplysningar som er nemnde i personvernforordninga artikkel 9, og krava til slik handsaming
4. ansvar for pliktene etter lova her knytt til dokumentasjon som blir til når organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit felles system
5. krav til informasjonssystem
6. krav til skildringar av informasjonssystem
7. vedlikehald av digitale arkiv
8. fysisk sikring av arkiv
9. konvertering av analoge arkiv til digitalt format
10. overføring av arkiv mellom organ i samband med oppgåveoverføring eller endringar i den administrative inndelinga av Noreg.

Eit organ som inngår avtale om at eit rettssubjekt som ikkje er omfatta av lova, skal løyse lovpålagde oppgåver på organet sine vegner, skal sørgje for at dei pliktene organet har etter lova, blir følgde opp i oppgåveløysinga.

Organet har plikt til å ta imot dokumentasjon som gjeld oppgåveløysinga, når rettssubjektet som har løyst oppgåvene, ikkje lenger treng eller har rettmessig krav til dokumentasjonen.

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegner gitt i eller i medhald av lova for rettssubjekt som løyser oppgåver på vegner av eit organ.

Eit organ skal ha ein oppdatert dokumentasjonsplan som viser korleis organet har organisert arbeidet med å etterleve pliktene etter lova her.

Planen skal

1. vere utforma slik at han kan tene som ein reiskap i internkontrollen
2. gi oversyn over kva slags dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda
3. gi oversyn over kva dokumentasjon organet forvaltar som arkiv
4. gjere greie for korleis dokumentasjon etter bokstav b og c blir lagra.

Departementet kan gi forskrift om innhaldet i dokumentasjonsplanen, internkontroll med dokumentasjons- og arkivforvaltninga og offentleggjering av informasjon frå dokumentasjonsplanen.

Departementet kan gi forskrift om unntak frå føresegnene gitt i eller i medhald av §§ 5, 6, 8, 14 og 15 for

1. offentlege utval som er oppretta ved lov eller kongeleg resolusjon
2. organ som er omfatta av lova her etter § 3 første ledd bokstav b.

Eit organ kan ikkje overdra eigedomsretten til eller råderetten over arkiv som er omfatta av lova her. Dette gjeld ikkje overføring til eit anna organ som ledd i overføring av oppgåver og ansvar eller ved endringar i den administrative inndelinga av Noreg.

Private kan berre få eigedomsrett til arkiv skapt av organa nemnde i § 3 første ledd ved overføring av oppgåver og ansvar.

Det er forbode å føre ut av landet dokumentasjon i arkiv som er lagra på fysiske medium.

Forbodet gjeld ikkje

1. for arkivfagleg forsvarleg mellombels bruk til forvaltningsformål eller rettslege formål
2. for arkivfagleg forsvarleg mediekonvertering, konservering eller sikring innanfor EØS-området i avgrensa tidsrom
3. i andre særlege tilfelle når Nasjonalarkivet gir løyve.

Departementet kan gi forskrift om kva vilkår som skal gjelde ved lagring av digitale arkiv utanfor Noreg.

Eit organ kan berre kassere dokumentasjon som

1. ikkje skal takast vare på i medhald av forskrift gitt av Nasjonalarkivet med heimel i § 12 andre ledd, eller
2. det er gitt løyve frå Nasjonalarkivet til å kassere.

Føresegner i andre lover om plikt til å slette opplysningar gir berre grunnlag for kassasjon når det er klart fastsett eller føresett at opplysningane ikkje skal finnast i arkiva for ettertida. Plikta til å slette opplysningar skal elles oppfyllast på andre måtar enn ved kassasjon.

Nasjonalarkivet kan gjere vedtak om kassasjon av enkeltopplysningar i særlege høve. Departementet kan gi forskrift om slik kassasjon.

Statlege organ skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet.

Fylkeskommunar og kommunar skal ha ordningar for langtidsbevaring av arkiva sine. Fylkeskommunar og kommunar held fram med å ha råderetten over arkiva etter overføring til ein bevaringsinstitusjon. Bevaringsinstitusjonane skal følgje arkivlova når dei løyser oppgåver i samband med langtidsbevaringa.

Nasjonalarkivet kan fastsetje i enkelttilfelle at fylkeskommunale eller kommunale arkiv skal overførast til Nasjonalarkivet eller ein annan bevaringsinstitusjon dersom det må til for å sikre arkivet, eller dersom det er andre særlege grunnar til det.

Nasjonalarkivet fastset i enkelttilfelle kvar følgjande arkiv skal avleverast:

1. arkiv med opphav i både statleg og kommunal sektor
2. arkiva til organ omfatta av § 3 første ledd bokstav b
3. arkiva til andre organ som er omfatta av lova, om dette ikkje følgjer av anna lov.

Når eit arkiv blir avlevert til Nasjonalarkivet, skal berre dokumentasjonen som skal takast vare på for ettertida, følgje med. Når arkivet har blitt avlevert, får Nasjonalarkivet råderetten over det om ikkje noko anna er avtalt. Det avleverande organet skal dekkje kostnadene for avleveringa.

Nasjonalarkivet kan samtykke til at eit organ som skal avlevere arkiva sine til Nasjonalarkivet, i staden kan avlevere dei til andre bevaringsinstitusjonar, eller at arkiva blir verande hos organet sjølv. Det skal då setjast krav til langtidsbevaringa. Nasjonalarkivet kan når som helst trekkje samtykket attende.

Eit organ kan avtale å deponere eit arkiv for teknisk sikring hos bevaringsinstitusjonen før avleveringa.

Departementet kan gi forskrift om

1. tidspunktet for avleveringa av arkiv
2. kva for opplysningar som skal følgje arkivet ved avleveringa
3. korleis avleveringa til Nasjonalarkivet skal skje
4. krav til kva for format arkiva til statlege organ skal avleverast i
5. Nasjonalarkivet sitt høve til å inngå avtaler med eit organ om forvaltninga av og råderetten over avleverte og deponerte arkiv
6. krav til handsaminga av personopplysningar
7. refusjon av kostnader Nasjonalarkivet har når dei gjer oppgåver som etter lova her eller forskrift med heimel i lova skal løysast av andre organ.

Arkiv som er avleverte til Nasjonalarkivet eller overførte til fylkeskommunale eller kommunale bevaringsinstitusjonar, og arkiva som er nemnde i § 14 sjette ledd, skal vere offentleg tilgjengelege dersom ikkje anna lovgiving eller rettane til tredjepersonar er til hinder for det.

Alle bevaringsinstitusjonar skal leggje til rette for bruk av arkiva.

Departementet kan gi forskrift om tilgjengeleggjering av arkiv og om at bevaringsinstitusjonane kan krevje betaling for tenester som ligg utanfor innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov.

Når råderetten over eit arkiv har gått over til Nasjonalarkivet etter § 14, gjeld teieplikta etter forvaltningsloven dersom det ikkje er fastsett i eller i medhald av lov at ei anna teieplikt skal gjelde. Dersom organet som har avlevert arkivet, var omfatta av ei mindre omfattande teieplikt enn det som gjeld etter forvaltningsloven, skal Nasjonalarkivet ha same høve til å gi innsyn.

Retten til partsinnsyn, retten til innsyn etter offentleglova og andre særskilde lovfesta innsynsrettar gjeld òg etter at råderetten over eit arkiv går over til Nasjonalarkivet.